SharePoint: Dokumente clever und sicher verwalten

Im modernen Geschäftsleben ist die Dokumentenverwaltung entscheidend. Denken Sie an Angebote, Rechnungen, Verträge oder auch interne Notizen. Oft landen diese verstreut auf Computern, in E-Mail-Anhängen oder auf USB-Sticks.

Was bedeutet das?

Dies führt zu Ineffizienz, Verwirrung und sogar Risiken durch Verlust oder Datenlecks. SharePoint, ein Teil von Microsoft 365, bietet hierfür eine clevere Lösung, speziell auch für KMU.

Was genau ist SharePoint? Betrachten Sie es als eine digitale Ablage und Kollaborationsplattform. Alle Ihre wichtigen Dateien sind hier sicher zusammen aufbewahrt.

Jeder, der Zugriff benötigt, kann von jedem Ort darauf zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Das bedeutet kein endloses Suchen mehr nach der richtigen Dokumentenversion oder Warten auf einen E-Mail-Anhang. Darüber hinaus können Sie einfach an Dokumenten zusammenarbeiten; mehrere Kollegen können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen.

Praktischer Ansatz

Was bedeutet das für Ihr KMU-Unternehmen?

• Effizienz: Dokumente sofort finden, Zeit sparen, die sonst mit Suchen verloren geht.
• Zusammenarbeit: Reibungslos mit Kollegen zusammenarbeiten, egal wo sie sich befinden.
• Sicherheit: Ihre Dokumente sind vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt. Microsoft kümmert sich um die Sicherheit, um die Sie sich kaum noch kümmern müssen.
• Kontrolle: Nachverfolgen, wer was wann geändert hat und wer welches Dokument sehen darf.
• Kostenersparnis: Obwohl Microsoft 365-Abonnements Kosten verursachen, können die Zeitersparnis und die Vermeidung von Fehlern auf lange Sicht deutlich günstiger sein als die aktuelle Vorgehensweise.

Viele KMU-Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 für ihre E-Mails und Office-Anwendungen. SharePoint ist oft bereits enthalten. Die Nutzung dieser Funktionalität ist ein logischer Schritt zur Straffung Ihrer Geschäftsabläufe.

Worauf sollten Sie achten?

Wo anfangen? Wir von Assist2go helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung Ihrer SharePoint-Umgebung, damit diese perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Von der Einrichtung der Struktur bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter; wir sorgen dafür, dass Sie die Vorteile sofort nutzen können.

Fazit

**Mehr erfahren? ** Sehen Sie auch, wie Assist2go mit der passenden IT-Dienstleistung für Ihr Unternehmen helfen kann.